Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG).

1. Verantwortlicher

Gabal e.K. (Handelsregister HRA 6314, Amtsgericht Gelsenkirchen)
Im Werth 11, 46282 Dorsten, Deutschland
E-Mail: info@zulassungsautomat.de, Telefon: +49 2362 9740041

2. Welche Daten wir verarbeiten

Fahrzeugdaten (FIN, HSN/TSN, Marke, Modell, Erstzulassung)
Halterdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon)
Hochgeladene Dokumente (Fahrzeugschein, Personalausweis, ggf. weitere)
eVB-Nummer der Versicherung
Zahlungsdaten (z. B. IBAN für das SEPA-Mandat)

3. Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des von Ihnen beauftragten Zulassungsvorgangs und damit zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hosting: Hetzner Online GmbH (Deutschland)
E-Mail-Versand: Zoho Corporation B.V. (Niederlande), Rechenzentren in der EU
Werbemessung nach Einwilligung: Google Ireland Limited, siehe Datenschutzerklärung von Google
Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Ltd., siehe Datenschutzerklärung von Stripe
Texterkennung (OCR) der Dokumente: Mistral AI
Zulassungsabwicklung: zuständige Zulassungsbehörde bzw. der eingesetzte Dienstleister
Kontakt per WhatsApp (freiwillig) und Termin-Alarm per WhatsApp: WhatsApp Ireland Limited, siehe Datenschutzerklärung von WhatsApp

Kontakt über WhatsApp: Sie können uns Ihre Unterlagen freiwillig über WhatsApp senden, auf Ihren Wunsch auch ein Foto Ihres Personalausweises. Die Kommunikation erfolgt dann über die Server von WhatsApp Ireland Ltd. bzw. der Meta-Unternehmensgruppe; dabei kann eine Übermittlung in Drittländer (u. a. USA) stattfinden. Rechtsgrundlage ist die Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) auf Ihre Initiative. Wenn Sie das nicht möchten, steht Ihnen jederzeit der Weg über diese Website oder per E-Mail offen; nach Übernahme in unser System werden die Inhalte dort verschlüsselt gespeichert und die Chat-Inhalte werden nicht weiter vorgehalten, als es die Bearbeitung erfordert.

Automatisierter Erstkontakt: Eingehende WhatsApp-Nachrichten werden zunächst durch einen KI-gestützten Assistenten beantwortet, der die für die Zulassung nötigen Angaben aufnimmt. Die inhaltliche Bearbeitung und alle Entscheidungen übernimmt anschließend unser Team; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Durchführung des Vorgangs erforderlich ist. Danach gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: steuer- und handelsrechtliche Unterlagen werden in der Regel 6 Jahre (§ 257 HGB) bzw. 10 Jahre (§ 147 AO) aufbewahrt. Nach Ablauf werden die Daten gelöscht. Hochgeladene Ausweis-/Fahrzeugdokumente werden nach Abschluss des Vorgangs gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

6. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

8. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Besonders sensible Felder wie IBAN und Ausweisnummer werden zugriffsbeschränkt behandelt und vor dem Produktivbetrieb zusätzlich verschlüsselt gespeichert (AES-256).

9. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien (insb. EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO) oder eines Angemessenheitsbeschlusses. Dies betrifft insbesondere die Zahlungsabwicklung über Stripe (ggf. Stripe Inc., USA). Die OCR-Verarbeitung über Mistral AI erfolgt innerhalb der EU.

10. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden Google Ads Conversion-Tracking, um zu messen, ob eine Anzeige zu einem abgesendeten Auftrag geführt hat. Beim ersten Aufruf sind die Einwilligungssignale für Werbe- und Analysespeicherung standardmäßig abgelehnt. Google-bezogene Speicherzugriffe und die Übermittlung von Werbenutzerdaten werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung freigegeben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ ändern.

Ihre Einwilligungsentscheidung und die gewählte Sprache werden lokal in Ihrem Browser gespeichert (Local Storage). Die Spracheinstellung ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Die Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Unsere selbst gehostete, cookielose Reichweitenmessung setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die automatische Texterkennung (OCR) dient nur dem Vorausfüllen Ihrer Angaben; jede Angabe wird Ihnen vor der Übermittlung zur Bestätigung angezeigt.

12. Termin-Alarm

Mit dem kostenlosen Termin-Alarm benachrichtigen wir Sie per E-Mail, sobald unsere Messung bei der von Ihnen gewählten Zulassungsstelle einen freien Termin innerhalb der von Ihnen gewählten Frist findet. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Zulassungsstelle und die gewählte Frist in Tagen. Ihre Postleitzahl dient nur dazu, die zuständige Zulassungsstelle zu ermitteln, und wird nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Der Alarm wird erst aktiv, nachdem Sie den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail angeklickt haben (Double-Opt-In). Als Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung. Zu jedem versendeten Alarm speichern wir den Zeitpunkt und den gemeldeten Termin.

Je Anmeldung versenden wir höchstens drei Alarme; danach endet die Anmeldung automatisch. Die Alarm-E-Mails enthalten zusätzlich einen Hinweis auf unsere eigenen Leistungen (Online-Zulassung, Wunschkennzeichen). Wir buchen keine Termine für Sie und geben Ihre Daten nicht an die Zulassungsstelle weiter.

Wenn Sie als Kanal WhatsApp wählen, speichern wir zusätzlich Ihre Telefonnummer und senden die Alarme als WhatsApp-Nachricht von unserem Unternehmenskonto (Empfänger siehe Abschnitt 4). Die Nachricht enthält wie die Alarm-E-Mail einen Hinweis auf unsere eigenen Leistungen und einen Abmelde-Link; sie kann außerdem ein Bildschirmfoto des freien Termins aus dem Terminportal der Zulassungsstelle zeigen. Kann die WhatsApp-Nachricht nicht versendet werden, erhalten Sie den Alarm per E-Mail. Die Bestätigung Ihrer Anmeldung erfolgt immer per E-Mail.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Abmelde-Link in den Alarm-Nachrichten oder per E-Mail an info@zulassungsautomat.de. Nach der Abmeldung erhalten Sie keine Alarme mehr; Ihre Anmeldung bleibt mit dem Vermerk „abgemeldet“ gespeichert. Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Daten löschen, genügt eine E-Mail an info@zulassungsautomat.de.